Paziņojumu presei īpatnība ir tā, ka šo īso ziņojumu, un tas nedrīkst lietot vairāk par vienu A4 lapu, var ne tikai piesaistīt žurnālists uz konkrētu notikumu, bet arī, lai visu nepieciešamo informāciju par uzņēmuma sūtītāja.
Garantēt, ka PR-text pienākums piesaistīt uzmanību plašsaziņas līdzekļu un veicināt to, lai sazināties ar uzņēmumu, lai iegūtu vairāk informācijas, veic interesantu epizodi. Žurnālisti var būt interesē, piemēram, atbrīvošanu jaunu produktu vai pakalpojumu, prezentācijām, konferencēm, kas izskatīt svarīgus jautājumus sabiedrībā, un daudz ko citu.
Paziņojumu presei efektivitāte ir atkarīga no tā struktūras. Teksts dokumenta jāsastāda, pamatojoties uz apgrieztu piramīdu, kur visa informācija ir par vairāk svarīgi, lai mazāk svarīgi.
Šāds dokuments būtu jāsāk ar galvu, kas kodolīgi apraksta epizode. Piemēram, "Uzņēmums" Scully "atver jaunu biroju Jekaterinburgā." Tad, pēc neilga intervāla ir visa informācija par gaidāmo notikumu: kad, kur un cik daudz. Tas ir labāk, ja šī daļa, kā arī header, tiek iezīmēti, bet mazāks. Šādu punktu var būt īsa informācija par uzņēmumu un tā pakalpojumiem.
Obligāta punkts attīsta šāda PR-rīks ir norādīt visus kontaktus uzņēmuma, un sūtītājs ir atbildīgs par sadarbību ar plašsaziņas līdzekļiem. Lai saglabātu vietu uz papīra, lai iegūtu plašāku informāciju par uzņēmumu, drukāšanas preses relīzi labāku par veidlapas organizācijas, kur lapas augšdaļa tiks iespiests atpazīstamie logo un kontaktinformāciju.
Šajā komplektā tekstā informācijai jābūt vienkāršai un skaidrai, neizmantojot tehnisko terminu. Un tajā pašā laikā, visvairāk pilnīgi atspoguļot tēmas un informācija par uzņēmuma. Tas būtu jādara, ņemot vērā plašsaziņas līdzekļos, kuri nevar apmeklēt šo pasākumu, bet tā var publicēt rakstu par to, pamatojoties uz informāciju presei.
Tai būtu arī nodot presei par oficiālajā tīmekļa vietnē.
Un pats galvenais. Efektīvai mijiedarbībai ar plašsaziņas līdzekļiem vajadzētu nodrošināt viņus ar tik daudz, precīzu, konkrētu informāciju. Un vienmēr paliek pieklājīgs un draudzīgs.